納品した商品に品質不良があった場合に、取引先へ正式に謝罪し、原因説明と対応策を伝える文書「不良品納入のお詫び状」を掲載しています。
この雛形は、法人向け・個人顧客向け双方に対応し、原因(製造不具合・部材欠陥・工程ミス・品質管理不備)別に使い分けできる4つのWord文書です。
再発防止策の記載方法や信頼を損ねない表現構成など、実用的な例文で製造業・販売業・ECショップなど、多業種でそのまま応用できます、ぜひご活用ください。
不良品納入のお詫び状作成のポイントは下記になります。
このページでは次の4種類の例文を掲載しています。
メールやFAXフォーマットに変更するなど、Wordで自由にカスタマイズしご利用ください。
セキュリティソフトの保護環境内で作成しています。
関連する雛形に「不具合発生報告書|Wordで作成した発生状況・処置・対策を記入」がありますのでご覧ください。
不良品納入に関するお詫びと交換対応のご案内
拝啓 時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
さて、先日納品させていただきました弊社電動シェーバー「カット△△」につきまして、一部に刃が正常に作動しない不良品が含まれておりましたこと、深くお詫び申し上げます。
当該不良は、生産工程における刃の熱処理不足によるものであり、通常の使用環境であっても稀に切れ味が低下する問題が発生しております。
原因は、生産ラインの一部で温度管理システムに誤作動が発生し、該当期間の製造品に影響を及ぼしていることが現在の調査により判明いたしました。
お客様には大変ご迷惑をおかけしたことを重ねてお詫び申し上げますとともに、対象の不良品につきましては、全て新品と速やかに無償交換させていただきます。
つきましては、お手数ですが不良品の返送をお願い申し上げます。返送方法及び手続きに関しましては、追って担当者よりご連絡させていただきます。
今後は、再発防止のため、全生産ラインの温度管理システムを全面的に見直し、品質検査体制の強化を図ってまいります。
お客様に安心してご使用いただける製品をお届けするため、社員一同誠心誠意努めてまいりますので、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書面をもって、不良品納入のお詫びと交換対応のご案内とさせていただきます。
敬具
不良品納入に関するお詫び
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先日納品させていただきました弊社製品「ワイヤレスイヤホン AeroSound Pro」につきまして、一部の商品に音が片側から出ないという不具合が発生していることが判明いたしました。ご使用を楽しみにしておられたお客様、ならびにご関係者の皆様に多大なるご迷惑とご不便をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
今回の不良は、製造工程の一部において内部スピーカーの接着不良が生じ、振動部品が正常に固定されず、音声信号が適切に伝達されないことが原因であると判明いたしました。現在、当該ロットの全数について検査を実施するとともに、原因工程の見直しと再発防止策の徹底に取り組んでおります。
また、該当製品をお持ちのお客様には、誠にお手数ではございますが弊社宛に着払いにてご返送くださいますようお願い申し上げます。確認後、すべて新品の良品と交換させていただきます。返送方法や交換対応の詳細につきましては、別途ご案内を同封いたします。
弊社ではこれまでも品質管理体制の強化に努めてまいりましたが、このような事態を招いたことを重く受け止め、再発防止に向けて製造ラインおよび検品体制のさらなる改善を進めてまいります。今後とも安心してお使いいただける製品をお届けできるよう、社員一同、誠心誠意努めてまいります。
まずは略儀ながら書中をもちまして、深くお詫び申し上げます。
敬具
不良品納入に関するお詫び
拝啓 秋冷の候、〇〇様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
平素より弊社製品をご愛用いただき、誠にありがとうございます。
さて、このたびは弊社製電動歯ブラシ「△△」をお買い上げいただきましたにもかかわらず、一部の製品において動作不良が発生していることが判明いたしました。〇〇様に多大なるご迷惑とご不便をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
調査の結果、モーター部分の部品を組み付ける工程において、一部で締め付けトルクの設定が不十分であったため、ブラシが正常に回転しない状態のものが混入していたことが確認されました。現在、該当工程の設備を全面的に点検し、組み付け条件の再設定および検査体制の強化を行っております。
お手元の製品が不具合の対象となっている場合には、誠に恐縮ですが、同梱の返送用封筒にて弊社までご送付くださいますようお願い申し上げます。確認後、速やかに新品と交換させていただきます。なお、送料はすべて弊社負担とさせていただきます。
弊社では常に品質の向上を最優先に努めておりますが、このような事態を招いたことを真摯に受け止め、再発防止のための品質管理体制を一層強化してまいります。
何卒ご寛容賜りますようお願い申し上げますとともに、今後とも変わらぬご愛顧をお願い申し上げます。
まずは書中をもちまして、深くお詫び申し上げます。
敬具
製品不良に関するお詫びと交換対応のご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
このたびは、弊社オンラインショップにてご購入いただきました「コードレスハンディ掃除機 △△」におきまして、一部製品に吸引力が極端に低下する不具合が確認されました。
お届けいたしました製品にも該当の不良が見受けられる可能性があることが判明し、深くお詫び申し上げます。
今回の不具合につきまして、精査の結果、フィルター固定部の樹脂成形工程において一部の部材が適正温度に達しておらず、微細な歪みが生じた状態で組み立てられたことが原因であることが確認されました。
この歪みにより、フィルターとモーターの間に小さな隙間が生じ、吸引効率が著しく低下する事象が発生しております。
製造ラインでは現在、全数検査の実施および成形温度センサーの再調整を行い、再発防止に努めております。
つきましては、該当製品を新しい良品と無償にて交換させていただきたく存じます。
お手数ではございますが、同封の「着払い返送ラベル」をご利用のうえ、ご返品のご手配をお願い申し上げます。
ご返送品到着後、2営業日以内に代替品を発送させていただきます。
このたびは、ご期待いただいていた製品に不備があり、ご迷惑とお手数をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
今後は、品質管理体制のさらなる強化を行い、すべてのお客様に安心してお使いいただける製品をお届けできるよう、社員一同取り組んでまいります。
改めまして、このたびの不具合によりご不快な思いをおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
敬具