品質不良のお詫び状の雛形｜請求書未着時のお願い文と例文
品質不良や不良品発生時に使用できるお詫び状テンプレートを無料配布。原因説明や交換対応、再発防止策の報告に対応したWord文例です。
品質問題に関するお詫びと再発防止報告書の文例集
品質不良のお詫び状とは、納品した商品に不具合や品質上の問題が見つかった際に、取引先や顧客へ謝罪するとともに、原因や対応方針を説明するための文書です。
品質不良は取引先の業務や販売活動に影響を与える場合が多く、迅速な報告と誠実な対応が求められます。
適切なお詫び状を送付することで、
- 信頼関係の維持
- 被害拡大の防止
- 原因説明と情報共有
- 再発防止への姿勢の提示
につながります。
目次
ダウンロードのリンクから、雛形をダウンロードできます。
品質不良のお詫び状作成のポイント
まず謝罪を伝える
品質不良は取引先へ直接的な影響を与えるため、冒頭で率直に謝罪することが重要です。
原因を分かりやすく説明する
現時点で判明している内容を簡潔に説明します。原因が調査中の場合は、その旨を正直に伝えます。
対応内容を明確にする
- 回収
- 交換
- 返金
- 再納品
など、具体的な対応内容を記載します。
再発防止策を示す
今後どのように改善するかを伝えることで、信頼回復につながります。
スポンサーリンク
雛形1：業務用LED投光器の品質不良に関するお詫び
建設現場や設備工事で使用されるLED投光器に品質不良が発生したケースを想定した文例です。
照度低下や点灯不良といった不具合について説明し、原因調査や交換対応、再発防止策まで記載しています。
業務用LED投光器の品質不良発生時に使用できるお詫び状テンプレートです。原因調査や交換対応、再発防止策について記載しています。
業務用LED投光器の品質不良に関するお詫び
謹啓 初秋の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社より納品いたしました「高耐久型LED投光器 〇」につきまして、一部製品において照度の低下および点灯不良が発生していることが判明いたしました。貴社には多大なるご迷惑とご心配をおかけしておりますこと、まずは心より深くお詫び申し上げます。
今回の対象製品は、屋外工事現場や建設設備向けとして販売している製品であり、出荷前には品質検査および動作確認を実施したうえで納品しておりました。しかしながら、納品後の調査により、一部ロットにおいて内部電源ユニットの部材品質にばらつきがあり、長時間使用時に正常な性能を維持できない製品が含まれている可能性があることが判明いたしました。
弊社では、本製品の製造委託先および部品供給メーカーと連携し、現在詳細な原因調査を進めております。現時点では、特定ロットの部品不良が主な要因である可能性が高いと考えておりますが、最終的な調査結果につきましては判明次第速やかにご報告申し上げます。
また、不具合が確認された製品につきましては、弊社負担にて新品への交換対応を実施いたします。対象商品の回収および代替品の納品につきましては、担当営業より順次ご連絡のうえ手配させていただきます。
弊社といたしましては、今回の事態を厳粛に受け止め、品質管理体制および受入検査基準の見直しを進めるとともに、製造工程における監査体制の強化を図り、再発防止に全力で取り組んでまいる所存でございます。
貴社にはご不便とご迷惑をおかけいたしますことを重ねて深くお詫び申し上げますとともに、何卒事情をご賢察のうえ、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
まずは書面をもちまして、品質不良に関するお詫びとご報告を申し上げます。
謹白
スポンサーリンク
雛形2：納品商品の品質不良に関するお詫びと今後の対応について
輸入オリーブオイルの品質不良を題材にした詳細なお詫び状です。
異臭や酸化が確認された場合の対応例として、原因調査や交換対応、輸送管理体制の見直しなどを詳しく説明しています。
納品した食品の品質不良について謝罪し、原因調査や交換対応、再発防止策を報告するお詫び状テンプレートです。
【重要】納品商品の品質不良に関するお詫びと今後の対応について
謹啓 盛夏の候、貴社ますますご隆盛の段、心よりお喜び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、役員・スタッフ一同、深く感謝申し上げております。
さて、このたびは誠に申し訳ございません。去る6月10日に納品いたしました「プレミアムオーガニックオリーブオイル エクストラバージン（500ml×24本入り）」10ケース、計240本のうち、32本において開封時に異臭が確認され、油脂の酸化が進んでいたとのご報告をいただきました。食品を取り扱う業者として、あってはならない事態を招いてしまいましたこと、謹んで深くお詫び申し上げます。貴社の業務に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に恐縮に存じます。
今回ご納品いたしましたオリーブオイルは、弊社海外調達部が初めて直接契約を締結したイタリア・〇州の生産農家「〇社」からの輸入品でございます。契約に際しましては、現地担当者が生産ラインの衛生管理状況、低温保管設備、輸出前の品質検査体制、さらには冷蔵コンテナによる海上輸送の適切性にいたるまで、入念に確認を行ったうえで取引を開始いたしました。また、国内入荷後も弊社品質管理部門においてサンプル検査を実施し、出荷判定を通過しておりました。
しかしながら、結果としてグリーンフーズ株式会社様にこのような品質不良品をお届けしてしまいましたことは、ひとえに弊社の管理体制の不備によるものであり、言い訳の余地はございません。現在、現地の〇社と連携のうえ、異臭・酸化の発生原因について詳細な調査を進めております。輸送中の温度管理に問題があった可能性、あるいは特定ロットの充填工程における密封不良の可能性など、複数の要因を精査中でございます。調査結果は判明次第、速やかに書面にてご報告申し上げます。
品質不良が確認された32本につきましては、弊社営業担当の佐藤より直接ご訪問のうえ引き取りをさせていただき、同等品の良品と速やかに交換手配をいたします。また、貴社における廃棄処理等にかかった費用が生じております場合は、弊社にて全額ご負担させていただきます。訪問日時につきましては、別途お電話にてご都合をお伺いしたく存じますので、何卒よろしくお願いいたします。
今後の再発防止策といたしまして、以下の措置を速やかに講じてまいります。
- 海外新規取引先からの初回ロットについて、従来のサンプル検査に加え全数抜き取り検査を実施
- 輸送中の温度・湿度をリアルタイムで記録するデータロガーの導入
- 国内倉庫での入荷検品基準を見直し、外観・臭気・成分検査項目を拡充
これらの対策により、二度とこのようなご迷惑をおかけすることのないよう、万全の体制を整えてまいる所存でございます。
貴社には多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしましたことを、改めて心よりお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、スタッフ一同誠心誠意努めてまいります。
取り急ぎ書面をもちまして、品質不良のお詫びと今後の対応についてご報告申し上げます。
謹白
雛形のダウンロードについて
掲載している品質不良のお詫び状テンプレートは、Word形式（docx）で無料ダウンロードできます。
- 登録不要
- 無料で利用可能
- Word編集対応
- A4サイズ
- ビジネス文書形式
状況に応じて編集してご利用ください。
※ Word文書で作成していますので、ダウンロード後すぐに使用できます。ただしご利用は自己責任でお願いします。
スポンサーリンク
top > ビジネス社外文書