減給通知書の雛形（人事・総務向け文例）Word
プレビュー：減給通知書の雛形（Word）｜減給処分通知書・無料ダウンロード
減給通知書は、就業規則に基づいて従業員へ減給処分を通知する際に使用する社内文書です。処分内容だけでなく、減給の理由や適用する就業規則、事実関係などを明確に記載し、本人に会社の決定を正式に伝える役割があります。
このページでは、Wordで編集できる減給通知書の雛形を無料で配布しています。
印刷機の操作手順違反によって損害が発生したケースと、不適切な経費申請が社内監査で確認されたケースの2種類を掲載しています。処分理由の書き方や文書構成の参考としても利用でき、会社名、社員名、日付、就業規則の条項などを自社の状況に合わせて編集できます。
なお、減給を制裁として行う場合には、就業規則だけでなく労働基準法上の制限にも注意が必要です。実際に使用する際は、必ず自社の就業規則や事実関係、関係法令を確認してください。
目次
ダウンロードのリンクから、雛形をダウンロードできます。
減給通知書の雛形について
減給通知書とは、従業員に対して減給の懲戒処分を行うことを正式に知らせる文書です。
業務上の注意義務違反や服務規律違反、経費の不適切な処理などが確認され、就業規則に定められた懲戒事由に該当すると判断した場合などに作成されます。
文書には一般的に、処分の種類、適用日、減給内容、処分理由、根拠となる就業規則の条項などを記載します。必要に応じて、事実確認や事情聴取を行ったこと、今後求める改善事項、再発した場合の対応などを加える場合もあります。
減給通知書は単なる注意文書とは異なり、労働者の賃金に直接関係する重要な書類です。そのため、事実関係や根拠を曖昧にせず、誰が読んでも処分内容を確認できるよう簡潔かつ具体的に記載することが大切です。
■ この雛形の特長
Word形式で自由に編集できる
雛形はWord（.docx）形式なので、会社名、社員名、発行日、就業規則の条項、処分理由などを自由に変更できます。
社内で使用している文書様式に合わせて、文書番号、所属部署、役職、代表者名、押印欄などを追加することもできます。
短い通知書と詳しい通知書の2種類
雛形1は、減給内容と理由を簡潔にまとめた文書です。
一方、雛形2は、事実確認の経緯や具体的な違反内容、今後の対応まで記載した比較的詳しい通知書です。
社内の運用や事案の内容に応じて使い分けられます。
実務を想定した文例
単純な空欄だけのフォーマットではなく、実際の業務で起こり得るケースを例にしています。
そのため、「減給理由をどの程度具体的に書けばよいのか」「どのような順番でまとめればよいのか」を確認するための文例としても利用できます。
■ 減給通知書の雛形作成ポイント
-
1．処分内容を明確にする
まず、どのような処分を行うのかを明確に記載します。
減給を行う場合は、対象となる給与、減給額または計算方法、適用時期などを確認できるようにします。
曖昧な表現を避け、本人が通知書を読んだ時点で内容を把握できる書き方を意識します。
-
2．処分理由は具体的かつ客観的に書く
「勤務態度が悪かったため」「会社に迷惑をかけたため」といった抽象的な表現だけでは、何を理由に処分したのかが分かりません。
発生日、問題となった行為、その行為によって生じた影響などを事実に基づいて記載すると分かりやすくなります。
一方で、必要以上に感情的な表現や断定的な非難を書き加える必要はありません。
-
3．就業規則の根拠を確認する
懲戒処分として減給を行うのであれば、対象となる行為が自社の就業規則上どの懲戒事由に該当するのかを確認します。
雛形に記載している「第30条第2項」「第26条」などはあくまで文例です。実際に使用するときは、自社の就業規則に合わせて必ず変更してください。
-
4．本人への事情聴取や事実確認を行う
処分を決定する前に、関係資料の確認や本人への事情聴取などを行い、事実関係を十分に確認することも重要です。
雛形2では、この点が分かるよう「事実関係の確認および本人への事情聴取を行った結果」という文面を入れています。
-
5．減給額が法令の範囲内か確認する
減給処分では、金額の設定にも注意が必要です。
労働基準法第91条には、制裁として行う減給について「1回の額」と「一賃金支払期の総額」の双方に上限があります。
通知書を作成する際は、文面だけでなく実際の計算方法まで確認したうえで処分内容を決定することが大切です。
スポンサーリンク
雛形1：減給通知書（印刷機の操作手順違反）
印刷会社の製造現場を想定し、定められた操作手順を守らなかったことで印刷不良が発生したケースを例にしています。
大口案件の再印刷や納期遅延が生じたという背景を記載し、業務上の注意義務違反を理由とする構成です。
文章量を抑え、「減給内容」「理由」の2項目を中心にまとめているため、簡潔な減給通知書を作成したい場合に使いやすい雛形です。
製造業だけでなく、物流、建設、設備管理、店舗運営など、業務手順の不遵守を理由とする文書へ内容を変更することもできます。
プレビュー 雛形1：減給通知書（業務上の注意義務違反）｜Word雛形・無料ダウンロード
減給通知書
就業規則第30条第2項の定めにより、貴殿を下記のとおり減給処分といたしますので、ここに通知いたします。
記
1．減給内容
令和8年11月1日から3ヵ月間、基本給の5％を減額する。
2．理由
貴殿は、令和8年9月8日、印刷機の操作手順を規定通りに実施しなかったことにより、大口顧客からの受注案件において印刷不良が発生し、納期の大幅な遅延と再印刷による追加コストを生じさせた。当該行為は、就業規則第30条第2項に定める業務上の注意義務違反に該当するものと判断し、本処分を決定した。
以上
スポンサーリンク
雛形2：減給通知書（不適切な経費申請）
私的な飲食費や交通費を業務経費として申請したケースを例にした雛形です。
単に処分理由を記載するだけでなく「事実確認 → 本人による確認 → 返還手続き → 会社としての判断 → 再発防止」という流れでまとめています。
処分に至った経緯をある程度詳しく文書に残したい場合や、人事・総務部門で記録性を重視した通知書を作成する場合に向いています。
経費精算だけでなく、会社資産の不適切な使用、社内規程違反、情報管理違反などに内容を変更することもできます。
プレビュー 雛形2：減給通知書（不適切な経費申請）｜Word雛形・無料ダウンロード
減給通知書
就業規則第26条（懲戒）および賃金規程第15条に基づき、事実関係の確認および本人への事情聴取を行った結果、下記のとおり減給とすることを決定しましたので通知いたします。
記
1．減給内容
令和○年○月分給与より、基本給の5％を3か月間減額します。
なお、本通知に基づく減給額は、労働基準法その他関係法令の範囲内で実施します。
2．減給理由
令和○年○月○日から令和○年○月○日にかけて、あなたは会社が定める経費精算規程に反し、業務とは関係のない私的な飲食費および交通費を業務経費として申請し、承認を受けていたことが社内監査により判明しました。
調査の結果、申請内容に不適切な経費が含まれていたことを本人も認めており、会社へ返還手続きが行われています。しかしながら、本件は経費管理に関する社内規程および社員としての誠実義務に反する行為であり、会社の内部統制や職場の信頼を損なうものであると判断しました。
そのため、就業規則に基づき減給とします。
3．今後について
今回の処分を真摯に受け止め、社内規程およびコンプライアンスを十分理解したうえで、適正な業務遂行に努めてください。
また、再発防止のため、コンプライアンス研修および経費精算ルールに関する研修を受講し、所属長による一定期間の業務確認を受けるものとします。
なお、同様またはこれに類する行為が再度確認された場合には、就業規則に基づき、出勤停止その他のより重い懲戒処分を行う場合があります。
以上
無料ダウンロードについて
減給通知書は、減給という重要な処分を本人へ正式に伝えるための文書です。処分内容だけを記載するのではなく、対象となった行為や就業規則上の根拠、処分を決定した理由を整理しておくことで、本人にも内容が伝わりやすくなります。
このページでは、業務上の注意義務違反と不適切な経費申請を例にした2種類のWord雛形を掲載しています。簡潔な通知書と、処分に至った経緯まで記載した詳しい通知書を用意していますので、自社の運用に合わせてご活用ください。
なお、減給処分には法律上の上限があります。雛形は実際の減給額や期間については自社の就業規則と関係法令を確認したうえで決定してください。
ここで掲載している雛形は無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使える
- マクロ（VBA）なしで安全
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名や社員名、処分理由、就業規則の条項などを変更して、自社の運用に合わせてご利用ください。
※.掲載している文面や金額・減給率・期間などは一般的な文例です。実際の減給処分については、労働基準法、自社の就業規則、労働契約などを確認し、必要に応じて社会保険労務士や弁護士などの専門家へご相談ください。
※.本ページに掲載している例文・雛形は、内容の正確性・適合性・最新性を保証するものではありません。
※.本雛形の使用によって生じたいかなる損害・トラブルについても、当サイトでは責任を負いかねます。
スポンサーリンク
top > ビジネス社内文書